Складской учет, учет расхода на оплату проезда, выпуск продукции, учет топлива и оформление авансовых отчетов

Вопрос Смирновой Светланы Вячеславовны, ООО «Леспром»

1. Пользование складом при УСН.
2. Учет и оформление Транспондера и Платона,при расходах на оплату проезда.
3. Выпуск продукции.
4. Учет топлива и оформление авансовых отчетов.

Ответ Soft+

1.   На УСН для учета расходов на закупку товаров для перепродажи должны выполняться три условия:

• товары получены, в наличии накладные от поставщика;
• товары оплачены поставщику, что подтверждает выписка по расчетному счету или чек ККМ при оплате наличными;
• товары реализованы.

Так как при применении УСН «доходы минус расходы» расходы на закупку товара для перепродажи необходимо учитывать после его реализации, всем ИП(ООО), которые занимаются торговлей, необходимо вести товарный (складской учет). Какой товар по какой цене закуплен, какой оплачен поставщику, какой находится на реализации, какой товар по какой цене продан, подарен, списан и т.п.
Если продаете товары в розницу, что учитывать себестоимость проданного товара нужно на основании отчетов о розничной продажи.
Определенных форм ведения такого учета не предусмотрено. Вы просто храните все документы на покупку товара (накладные и документы по оплате) и отдельно ведете в произвольной форме учет товара. Учет можете вести как в обычной тетради, так и в электронном виде — создать документ, в который вносить все данные по товару: закупку товара, его оплату, его реализацию, его списание. Или вести учет товара в сервисе. Чтобы Вы смогли подтвердить при проверки ИФНС, что списали расходы по закупки товара своевременно (после его продажи).
Непосредственно списание закупочной стоимости проданного товара производиться не при каждой реализации, а по окончанию определенного расчетного периода, недели, месяца, но не более квартала, общей закупочной стоимостью. Для этого в ИП должен вести складской учет товара (к примеру в сервисе во вкладке Запасы). Сколько товара по какой цене поступило, какой товар продан.
По окончанию периода, например месяца можно списать себестоимость проданного товара. В сервисе это автоматизировано, когда Вы отражаете отпуск товара покупателям по накладной или по отчету о розничной продажи товара.
Таким образом, вы будете принимать свои расходы к УСН постепенно по факту продажи товара по себестоимости. Наличие подтверждающих документов (отчеты о розничной продажи) в сервисе нигде не указывается, но сами документы у Вас должны быть на каждую партию проданного товара.

2.   Расходы, связанные с доставкой товара, включая расходы на проезд по платным дорогам, являются для организации расходами по обычным видам деятельности и признаются в составе прочих расходов (п. 5, 6.1п. 7, п. 16 ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н).

Сам транспондер ОС не является, поскольку по стоимости такой актив не отвечает требованиям ПБУ 6/01, ст. 256 НК РФ. Поэтому расходы на его приобретение признаются в составе материальных затрат
Платными могут быть как государственные, так и частные дороги общего пользования (подп. 1 и 1.1 ст. 3 Закона № 257-ФЗ). Ездить по ним можно на основании договора между уполномоченным лицом и автомобилистом (п. 1 ст. 40 Закона № 257-ФЗ). Его заключение подтверждает (п. 4 Правил № 18):

• сам факт въезда автомобиля на платную дорогу;
• оплата проезда в пункте взимания платы;
• оплата проездного талона;
• приобретение в собственность или в аренду технического средства автоматической электронной оплаты (транспондера).

Размер платы за проезд установлен равным для всех транспортных средств одной категории, но может быть дифференцированным в зависимости от времени суток, дня недели или месяца года. Это прямо прописано в пункте 8 Правил № 18.

Верхний предел платы за проезд по каждой категории авто устанавливается Правительством РФ, региональными или местными властями (подп. 4.1—5 ст. 40 Закона № 257-ФЗ). Сейчас плата рассчитывается на основании Методики, которая была утверждена распоряжением Минтранса России от 19.05.03 № ОС-435-р.

Учесть расходы на платные дороги могут и компании на общем режиме, и «упрощенцы» Плата за проезд прямо не предусмотрена в НК РФ. Налоговики могут счесть такие расходы экономически неоправданными. Ведь компания могла воспользоваться бесплатным альтернативным проездом, который обязаны обеспечить власти или собственник (ст. 37 Федерального закона от 08.11.07 № 257-ФЗ, далее — Закон № 257-ФЗ). Преимуществом же платных дорог являются комфорт передвижения в связи с хорошим состоянием дорожного полотна, отсутствие пробок, повышенный скоростной режим, а также кратчайший маршрут по сравнению с бесплатными дорогами (п. 3 Временных правил, утв. постановлением Правительства РФ от 27.08.99 № 973, далее — Временные правила). То есть местные инспекторы могут расценить, что плата за проезд по платной дороге является платой за комфорт.

В то же время пункт 12 Временных правил дает компаниям аргументы в подтверждение обоснованности таких затрат. Ведь проезд по платной дороге снижает расход ГСМ, износ шин, затраты на ремонт и вероятность ДТП. Также он экономит время доставки, что ведет к снижению командировочных расходов и к высвобождению работников для выполнения новых поручений. Таким образом, компания вправе учесть плату за проезд в составе расходов на содержание служебного транспорта или прочих затрат (подп. 11 и 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, п. 2 письма УФНС России по г. Москве от 07.06.12 № 13-11/050285).
«Упрощенцам» нужно подобрать статью расходов из перечня статьи 346.16 НК РФ. Например, при направлении работника на автомобиле в командировку плату за проезд можно учесть, как командировочные расходы (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Если же транспорт перевозит товары покупателям по платной дороге — то, как расходы на реализацию (подп. 23 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Однако официальных разъяснений пока не было.

3.   Целесообразно заранее утвердить приказом руководителя организации смету на изготовление готовой продукции.

В бухгалтерском учете исходя из всех затрат на изготовление следует сформировать учетную стоимость готовой продукции, при этом формируются проводки (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н):
Дебет 43 Кредит 02, 10, 68, 69, 70, 60, 76 — учтены расходы на изготовление готовой продукции.

Стоимость готовой продукции следует учесть в составе расходов по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н). В учете формируется проводка — Дебет счетов учета затрат Кредит 43.

Для целей налогового учета расходами налогоплательщика, применяющего УСН (объект «доходы минус расходы»), признаются только затраты, перечисленные в закрытом перечне расходов (п. 1 ст. 346.16 НК РФ). При этом расходами налогоплательщика признаются затраты после их фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ), расходы должны быть обоснованы, документально подтверждены, произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ).

Подпункт 21 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ разрешает организациям, применяющим УСН, учитывать расходы на подготовку и освоение новых производств, цехов и агрегатов при условии их соответствия требованиям, указанным в пункте 1 статьи 252 НК РФ, и после их фактической оплаты.

4.   Величина расходов, понесенных при осуществлении предпринимательской деятельности, уменьшает базу для расчета единого налога при «доходно-расходной» УСН. Именно поэтому налоговики досконально проверяют их на соответствие двум критериям:

• документальное подтверждение;
• экономическая обоснованность.

Упрощенцу следует обратить внимание на следующее:

• Наличие первичных документов, подтверждающих стоимость ГСМ и их оплату: товарные накладные, кассовые чеки, платежные поручения и т.д.
• Правильность отнесения расходов к той или иной группе. Если организация или ИП занимаются грузо- или пассажироперевозками, то стоимость ГСМ является элементом материальных расходов (подп. 5 п. 1 ст. 346.16, подп. 5 п. 1 ст. 254 НК). Если автомобиль предназначен для деловых поездок сотрудников, то эти затраты относятся к прочим расходам, связанным с содержанием служебного транспорта (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК).
• Суммы «топливного» НДС уменьшают базу по единому налогу (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК).
• Налоговый учет при УСН позволяет признавать расходы после оприходования ГСМ и их оплаты. Дожидаться списания в производство не нужно. Об этом свидетельствуют разъяснения Минфина в письме от 27.09.2018 № 03-11-11/69335 и нормы НК РФ (абз. 2 п. 2 ст. 346.16 и п. 2 ст. 346.17 НК).
• Обоснование топливных расходов происходит в соответствии с установленными нормами списания ГСМ. Т.е. на предприятии должны иметься в наличии справки с расчетами норм, приказ руководителя об их утверждении и путевые листы, подтверждающие списание бензина и прочих материалов согласно этим нормам.

Суммы расходов на бензин, дизель, масла и т.п., которые учитываются при исчислении налога на упрощенке, находят свое отражение в первом разделе КУДИР.
Лицо, которое получило денежные средства под отчет, должно не позже трех дней после этого предъявить документы об израсходованных суммах. Эта официальная бумага называется авансовым расчетом. В дальнейшем она будет подана в контролирующие органы. Очень часто у предпринимателей возникают сложности с определением, как учесть авансовые отчеты при УСН.

Признание авансовых отчетов при УСН осуществляется, если расходы:

• входят в перечень, утвержденный ст. 346.16 НК РФ;
• документально подтверждены;
• реально оплачены организацией.

Дата утверждения таких документов соответствует числу, месяцу, году признания самих платежей. В авансовом отчете статусы оплаты расходов при УСН отображаются по общим правилам. Это касается также выдачи командировочных средств, покупки товаров с последующим возмещением.

Для тех организаций, которые используют упрощенную схему налогообложения и выбирают в качестве его объекта доходы, во многих случаях признание расходов в авансовых отчетах при УСН и соблюдение регламента кассовых операций является обязательным. В этих документах указываются суммы наличных денег, выданные должностным лицам на осуществление хозяйственных операций.

При заполнении приходится учитывать ряд важных моментов. Прежде всего, каждый авансовый отчет при УСН должен дополняться обязательно квитанциями, чеками и приходными ордерами.
Любой такой документ:

• составляется в одном экземпляре;
• оформляется в бумажном или электронном виде;
• содержит список документов, подтверждающих затраты.

При учете расходов при УСН с выдачей под авансовый отчет наличных денег обязательно отображаются их суммы. Все чеки и прочие платежные квитанции, приложенные к документу, нумеруются. Бухгалтерия должна проверить обоснованность и целевую направленность расходов. Если вы обратитесь к нам за консультацией, мы разъясним вам любые вопросы: как составляется авансовый отчет о командировочных расходах при УСН, в какие сроки и куда представляются, какими бумагами дополняются, в каком формате оформляются.

Если при УСН авансовый отчет не оплачен в соответствии с чеками либо деньги выданы без них, то это считается нарушением.

В платежных документах должны быть указаны:

• наименование приобретаемых материальных средств;
• их количество;
• итоговая сумма;
• дата покупки.

Полные реквизиты должны быть указаны и в тех случаях, когда при УСН оплата поставщику через авансовый отчет осуществляется за транспортные расходы, затраты на проживание в гостинице во время командировки. ИФНС проверяет такую документацию, чтобы понять, насколько четко организация соблюдает кассовую, бухгалтерскую, налоговую дисциплину. Поэтому расходы, оформленные авансовыми отчетами при УСН, должны быть целевыми и документально подтвержденными.