Проверка ведения учета зарплаты и взносов при УСН

Вопрос Талановой Дины, ООО «БОЖЖИ РУС»

• Проверка ведения учета в 1С.
• Учет Зарплаты, НДФЛ и страховых взносов в расходах по УСН.

Ответ Soft+

1. Только на первый взгляд упрощенная система налогообложения проста при ее применении в программах «1С». Несмотря на то, что налоговым периодом является год, проверку налогового учета следует проводить квартально, а лучше — ежемесячно. Рассмотрим основные настройки учета при УСН «доходы минус расходы» и возможности его проверки.



Итак, все основные настройки для УСН находятся в учетной политике. По кнопке Порядок признания расходов настраиваются условия, а точнее события (хозяйственные операции), выполнение которых необходимо для признания расходов уменьшающими налоговую базу по единому налогу.

Сформулируем эти условия: В этой настройке по признанию расходов приведены объекты налогового учёта по УСН, которые пользователь может отрегулировать согласно своей учетной политике. Что же касается других объектов учета, в частности, услуг, зарплаты, основных средств, то здесь условия признания законодательно закреплены и неизменны: по услугам расходы должны быть оприходованы и оплачены, зарплата — начислена и выплачена, основные средства — оприходованы и приняты к учету.

Теперь поговорим о том, каким же образом программа определяет степень «признанности» расходов. Для ведения бухгалтерского учета предназначены проводки и план счетов, для налогового учета по налогу на прибыль — также проводки и план счетов, но записи производятся в дебет и кредит по ресурсам НУ, ПР и ВР. Для ведения налогового учета по упрощенной системе налогообложения предусмотрены специальные регистры, куда записи вносятся с видом приход или расход. Непосредственно после проведения документа можно изучить, какие движения по регистрам сделал документ по кнопке Дт/Кт.

За формирование записей в Книгу учета доходов и расходов УСН (КУДиР) отвечает регистр накопления Расходы при УСН. Регистр один, но у него есть несколько видов расходов. Статус оплаты в регистре контролирует степень «оплаченности» услуги. В данном случае мы видим, что пока услуга не оплачена. После того, как услуга будет оплачена, регистр Расходы при УСН видоизменится следующим образом: пройдет расход по статусу Не оплачено и появится ещё одна закладка — Книга учета доходов и расходов (УСН), в которой сумма оплаты попадет в колонку 7, в принимаемые расходы. Таким образом, контролировать попадание расходов можно непосредственно из проводок документа. Еще хотелось бы обратить внимание на содержание записи КУДиР.

Кроме того, для признания услуг очень важно, чтобы в документах поступления и оплаты был выбран строго один и тот же контрагент и договор(!). Несовпадение договоров — самая распространенная ошибка в учете. Чтобы программе «было понятно», что выполнены два условия — поступление и оплата, необходимо в поле Зачет авансов выбирать Автоматически. На признание расхода также влияет статус Расхода (НУ) непосредственно в самом документе Поступление товаров и услуг. Нужно проверить, чтобы был выбран статус Принимаются.

До проведения анализа признанных расходов рекомендовано сделать групповое перепроведение документов, чтобы восстановить хронологическую последовательность. Понятно, что в течение квартала, а тем более — года, проводится огромное количество документов, а также поступления и оплаты по множеству поставщиков, суммы могут не совпадать, и последнее условие может выполниться только в последующих документах. Поэтому для проверки в конфигурации «Бухгалтерия предприятия» (редакция 3.0) предназначен отчет Анализ состояния налогового учета по УСН.

Отчет дает возможность в разрезе услуг проанализировать выполнение условий по поступлению и оплате.

Переходим к расходам по зарплате. Для корректного признания таких расходов необходимо четкое соответствие субконто 70 счета в документах начисления и выплаты, а именно — физических лиц. Поскольку в документе Начисление зарплаты выбирается не физическое лицо, а сотрудник, то необходимо проверить, чтобы в справочнике физ. лиц было только одно физ. лицо, соответствующее сотруднику. Иначе может получиться так, что в начислении выбирается одно физ. лицо, а выплата зарплаты проходит по-другому. Например, предположим, что в марте выплачена зарплата за февраль и эта сумма попала в принимаемый расход. Но мартовская зарплата будет выплачена только в апреле, поэтому она остается как долг по зарплате на конец месяца.

Для признания расходов по налогам с заработной платы необходимо начисление налога и уплата его в бюджет. Для субсчетов 69 счета нужно, в общем случае, выбирать аналитику Налог (взносы): начислено / уплачено. Здесь нужно помнить один нюанс, отражающий логику работы программы: если был начислен больничный лист, то проводкой Дт 69/Кт 70 выполняется условие оплаты, несмотря на то, что фактически налог не перечисляли с расчетного счета. В соответствии с п. 2 ст. 346.17 НК РФ, в целях главы 26.2 оплатой признаётся прекращение обязательства налогоплательщика.

Что касается основных средств, то здесь есть особенность при признании расходов. Как мы уже отмечали, основное средство нужно купить и оплатить, но само признание будет происходить раз в квартал после проведения при закрытии месяца регламентной операции Признание расходов на приобретение ОС для УСН.

Переходим к учету товаров, но сначала отметим важную настройку УСН. При выборе в учетной политике режима налогообложения УСН «доходы минус расходы» автоматически в настройке параметров учета включается учет по партиям, то есть документам поступления, и это не случайно. Для того, чтобы программа записывала в регистры движения в разрезе документов и при этом отслеживала степень выполнения условий по признанию расходов в разрезе партий, и нужна эта настройка. Исходя из этой логики, и списание материально-производственных запасов может производиться только по методу ФИФО, поскольку только при таком способе оценки списание происходит по документам поступления.

Учет по документам поступления важен для учета товаров, поскольку для признания расходов по ним требуется выполнение трех условий. В программе автоматически по каждой позиции товара отслеживается, в какой сумме он оприходован, оплачен поставщику и реализован. В отчете Анализ состояния налогового учета по УСН можно это увидеть по каждой позиции номенклатуры. Понятно, что при большом ассортименте продаж делать проверку по каждой позиции может оказаться трудоёмко, но другого выхода нет. В программе реализован максимально приемлемый механизм учета затрат по товарам, подкреплённый законодательством. Поэтому, как упоминалось ранее, проверку рекомендовано делать с определенной периодичностью.

Большая часть учетных операций при УСН в программе автоматизирована. Но, несмотря на это, возникают случаи, когда необходимо откорректировать суммы, принимаемые к налоговому учету. К примеру, при выборе в документах Поступление на расчетный счет и Списание с расчетного счета вида операции Прочее поступление/списание появляется поле Доходы/Расходы УСН, где можно указать нужную сумму принимаемого дохода/расходы.

Если же возникает необходимость внести дополнительную запись в Книгу учета доходов и расходов (УСН), то можно воспользоваться документом Запись КУДиР (УСН).

Рассмотрев особенности ведения и проверки учета при упрощенной системе налогообложения, можно констатировать, что только регулярное отслеживание сумм, попадающих в Книгу учета доходов и расходов (УСН), позволит грамотно и своевременно сдать декларацию по завершении года.

2. Организации и ИП на УСН с объектом налогообложения «доходы — расходы» могут учесть расходы на оплату труда в составе расходов при расчете налоговой базы п. 1 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.18 НК РФ). Сделать это нужно, руководствуясь правилами главы 25 НК РФ (ст. 255, подп. 6 п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Организации на УСН используют кассовый метод признания доходов и расходов, поэтому расходы на оплату труда можно учесть только после их выплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

К расходам на оплату труда относятся:

• начисления в пользу сотрудников по тарифным ставкам, окладам, сдельным расценкам;
• стимулирующие начисления и надбавки;
• компенсации, связанные с режимом работы и условиями труда;
• затраты компании на содержание работников.

Полный перечень расходов на оплату труда содержится в статье 255 НК РФ.

Некоторые расходы, относящиеся к расходам на оплату труда, нельзя учесть в полном объеме. В частности, к ним относятся:

• затраты по договорам на добровольное страхование работников, негосударственное пенсионное обеспечение;
• затраты по дополнительным взносам на накопительную часть пенсии;
• расходы на возмещение процентов, уплаченных работниками по кредитам и займам на приобретение или строительство жилья (п. 16, п. 24.1 ст. 255 НК РФ).

Например, совокупная сумма взносов по договорам долгосрочного страхования жизни сотрудников, добровольного пенсионного страхования и (или) негосударственного пенсионного обеспечения сотрудников учитывается при налогообложении в размере не больше 12 % от суммы расходов организации на оплату труда (абз. 7 п. 16 ст. 255 НК РФ).

Расходы на возмещение затрат сотрудников по уплате кредитов и займов на приобретение или строительство жилья можно включить в расчет налоговой базы, если они не превышают 3% от суммы расходов на оплату труда (п. 24.1 ст. 255 НК РФ).

Чтобы расходы на оплату труда можно было включить в расчет налоговой базы по единому налогу, должен быть выполнен ряд условий.

1. Такие расходы должны быть экономически обоснованны, документально подтверждены и направлены на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).
2. Расходы на оплату труда должны быть предусмотрены нормами действующего законодательства, трудовыми (коллективными) договорами (ст. 255 НК РФ, ст. 423 ТК РФ).

Учесть в расходах можно затраты, понесенные компанией не только в денежной, но и в натуральной форме.

Кроме того, законодательство содержит перечень расходов, которые учесть нельзя (ст. 270 НК РФ). Например, это вознаграждения, не предусмотренные трудовыми (коллективными) договорами, материальная помощь и т.д. (п. 21, 23 ст. 270 НК РФ).