Возможности по отправке документов в 1С: Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0

Постепенно входит в широкое обращение обмен электронными документами как с контролирующими органами, так и со своими контрагентами. Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью имеет полную юридическую силу на ровне с бумажными аналогами. Электронный документооборот сокращает затраты на курьеров и почту, ускоряет процесс получения необходимых документов от контрагента и упрощает ввод данных в информационную базу, что снижает процент ошибок. В одной из своих следующих заметок я расскажу о сервисе 1С-ЭДО, который обеспечивает электронный документооборот и может быть настроен в любой конфигурации, в которой есть соответствующие документы – счета-фактуры, акты, накладные и прочие.

В данной заметке речь о другом. Часто необходимо отправить контрагенту тот или иной документ в неустановленной форме без необходимости подписи (тем более электронной) или отсканированный документ и тому подобное по электронной почте. ПП 1С можно использовать для отправки подобных писем, разница будет только в том, что не нужно открывать браузер и заходить в свой электронный ящик. Кто-то скажет, что обычный способ вполне устраивает и он прост, а кому-то понравится отправлять письма прямо из 1С.

Для этого в программе создается учетная запись электронной почты Администрирование-Пользователи-Учетные записи электронной почты. Рис.1

рис. 1

Если Вы хотите использовать разные электронные ящики для отправки писем, или у Вас в одной информационной базе ведется учет по разным организациям, можно настроить несколько учетных записей и менять их в зависимости от отправляемого письма. В карточке настроек необходимо указать адрес и пароль от Вашей электронной почты, а также в качестве имени отправителя название Вашей организации. Параметры подключения определяться автоматически в большинстве случаев, если ваш электронный адрес является корпоративным (не в домене mail или yandex, а, например, «a.luft@soft-plus.ru»), то скорее всего автоматическая настройка не сработает, в таком случае, обратитесь к системному администратору для настройки вручную.

Практически во всех разделах учета в форме списка документов сверху на панели действий есть кнопка «отправить по электронной почте» для отправки документа контрагенту.рис.2

рис. 2

После нажатия этой кнопки появляется окно выбора формата отправляемого документа. Затем открывается окно письма, в котором надо указать адрес получателя вручную, можно просмотреть отправляемый файл, изменить текст письма, выбрать нужную учетную запись и прикрепить дополнительные файлы, например, скан-копии документа с печатями.рис.3

рис. 3

Кроме того, документы можно отправлять не только контрагентам, а кому угодно, например, можно отправить письмо с актами и счетами на согласование вышестоящему руководству, так как адрес получателя указывается вручную.

Александра Люфт. Специалист Линии Консультации.