Исправление прошлых лет в программе 1С Бухгалтерия 3.0
К нам обратился клиент, с просьбой помочь наладить учет в программе 1С Бухгалтерия предприятия 3.0 с января 2023 года.
Основным видом деятельности организации является обработка металлических изделий механическая.
Цели и задачи:
-
Скорректировать остатки по счетам учета на 01.01.2023 по бухгалтерскому балансу.
-
Удаление объектов (справочников, документов и регистров учета) которые не используются и не участвуют в хозяйственной деятельности.
Выполненные работы:
Бухгалтерский учет в программе 1С Бухгалтерия предприятия в версии 3.0 ведется с 01.01.2012г. Ранее остатки были перенесены из старой версии 2.0 Бухгалтерия предприятия. При переносе на более свежую версию 1С не были исправлены ошибки в учете , которые в будущем повлекли неверное отражение и представление данных в бухгалтерской отчетности. Годовая бухгалтерская отчетность была заполнена ручным способом.
Для исправления ошибок прошлых лет нами была произведена свертка информационной базы на 31.12.2022.
Свертка информационной базы - это обработка документов и регистров, при которой происходит формирование документов ввода остатков на определенную дату (дату свертки) и удаление документов, которые не используются, и движений по регистрам (сведений, накопления, бухгалтерии) по дату свертки включительно. Свертка информационной базы обычно выполняется, чтобы сократить объем данных в рабочей базе и увеличить скорость работы системы.
Перед сверткой создается резервная копия базы данных, на случай если процедура свертки закончится неудачно и потребуется восстановить данные. Также в будущем может потребоваться сформировать отчеты по прошлым «отрезанным» периодам. Для этого случая создается новая база в списке информационных баз под названием «Бухгалтерия до свертки (до 2023)».
Процесс свертки включает следующие этапы:
* создание резервной копии;
* настройку свертки;
* формирование документов ввода остатков;
* просмотр операций;
* удаление старых документов.
Перед выполнением процедуры свертки выполняется:
- создание архива базы, в случае неудачи его можно восстановить (желательно создать в режиме «Конфигуратор»);
- внешнее и внутреннее тестирование информационной базы в режиме «Конфигуратор»;
- тестовая свертка на копии рабочей базы;
- решение о возможности использования свертки для рабочей базы принимать по результатам успешного тестирования.
Для проведения свертки запускаем обработку «Свертка информационной базы» из раздела программы Администрирование -Сервис. (Рис 1):
1. Указываем пользователя и вводим пароль (если у пользователя установлен пароль для входа в программу)
2. В поле «Каталог резервной копии ИБ» выбираем диск и папку, куда будет записана копия базы (тип файла *.cd).
3. Нажимаем кнопку «Далее», создается резервная копия рабочей базы, проверяем , что файл с копией базы сформировался и находится в указанной папке по пункту 2.
Рис 1
4. На втором этапе «Настройка свертки» указываем период, год на начало которого планируется свернуть информационную базу. Флажок «Установить дату запрета изменения данных» оставляем без изменений (Рис 2).
Рис 2
Рис 3
6. На этапе "Просмотр операций" выводятся созданные документы ввода остатков (Рис 4). Их мы проверяем и при необходимости можно отредактировать, либо создать новые документы ввода остатков. После проверки нажимаем кнопку "Далее" и переходим к следующему этапу.
Рис 4
7. На следующем этапе "Проверка" будет сформирован отчет с остатками по счетам до свертки и после (Рис 5). По кнопке "Показать настройки" можно настроить формирование отчета по показателям НУ, ПР и ВР или по субсчетам. Также можно проанализировать информацию по регистрам сведений и накопления, установив переключатель "Тип данных" в соответствующее положение. Если все верно, нажимаем кнопку "Далее" и переходим к следующему этапу.
Рис 5
8. На этапе "Удаление старых документов" помечаются на удаление документы прошлых периодов по дату свертки (Рис 6). У важных документов (для учета ОС, для учета НДС) пометка на удаление не устанавливается. Процесс может занять длительное время (в зависимости от объема информации).
Рис 6
9. После установки пометок на удаление выводится сообщение "Свертка базы прошла успешно" (Рис7).
Рис 7
10. После проведения успешной свертки данных открываем журнал операций, все документы прошлых периодов которые были до свертки в нем помечены на удаление, кроме документов по учету ОС и НДС. Чтобы проверить, у каких документов не установлены пометки на удаление, нажимаем кнопку "Реестр документов", устанавливаем период, за который выполнялась свертка базы. Нажмите кнопку "Показать настройки", затем кнопку "Добавить", выбираем "Пометка на удаление", вид – сравнение "равно" и значение "нет". Далее сформируется реестр с объектами, которые не помечены на удаление (Рис 8).
Рис 8
11. Для окончательного удаления из базы объектов, помеченных на удаление, открываем в разделе "Администрирование" обработку "Удаление помеченных объектов" и удаляем их. Процесс удаления занимает длительное время. При удалении объектов в свернутом периоде , часть объектов останется без удаления, их нельзя удалять, так как на эти объекты будут ссылаться рабочие данные базы или они будут являться аналитикой для документа ввода начальных остатков.
12. На следующем этапе производится сверка данных по объектам учета на начало и на конец периода сравнением показателей аналитических отчетов до свертки и после свертки. На данном этапе выполняется исправление ошибок . Остатки по счетам учета на 01.01.2023 г выводим согласно показателям годовой бухгалтерской отчетности. Были выявлены ошибки такого характера:
- отрицательные остатки на активных счетах;
- пересорт по договорам расчетов с контрагентами ;
- не закрыты счета финансового результата ;
- остатки по счетам которые уже не используются в хозяйственной деятельности ;
- некорректные движения по регистрам налогового учета и т.д.
В результате работ все поставленные задачи были выполнены:
Показатели отчета Бухгалтерский баланс показывают верные значения по всем счетам учета. При формировании аналитических отчетов получаем достоверные данные по всем объектам бухгалтерского и налогового учета. При выполнении регламентных операций не возникают ошибки. Рабочая база функционирует быстрее, так как были удалены ненужные объекты которые уже которые не используются и не участвуют в хозяйственной деятельности.