Кейс «Организация контроля согласования договоров с подписанием цифровой подписью сотрудника»

Задача, которую поставил перед нами заказчик, организовать процесс контроля прохождения договора по процессу согласования по подразделениям предприятия.

Все договора и закрывающие документы ведутся и согласовываются на бумажных носителях, соответственно было тяжело отследить у кого находится договор, на каком этапе согласования он находится, какие замечания были при согласовании договора.

Проблема, которую необходимо решить – это ускорить процесс подписания договоров и исключить возможность потери самих документов. Организовать учёт в единой информационной базе договоров и закрывающих документов (акты выполненных работ, товарные накладные), автоматизация процесса согласования документов, возможность контролировать, на каком этапе согласования находится документ и у какого ответственного.

Условие, которое было озвучено заказчиком – это организация подписания цифровой подписью сотрудника.

Заказчик - Компания «Ульяновскцентргаз» существует более 50 лет и на сегодняшний день является одним из крупнейших поставщиков топлива в регионе.

Эта современная сеть АЗС «УЦГ», состоящая из 26 многотопливных комплексов с кафе, магазинами и дополнительным сервисом, 3 резервуарных парка для хранения и отпуска пропано-бутановой смеси в городах Ульяновск, Инза и рабочем поселке Новоспасское.

С целью реализации данного решения, как инструмент был выбран программный продукт 1С: Документооборот КОРП и возможностью подключения приложения на мобильных устройствах.

Для решения данной задачи описаны бизнес-процессы согласования документов, причем от суммы договора он может пойти по сложному или упрощенному процессу.

Определен круг ответственных пользователей, участников процесса. Настроены права доступа и возможности редактирования, последовательность по которой происходит процесс согласования (в каких то случаях последовательный, в каких – то параллельный).

Зафиксированы виды договоров (с поставщиками/ покупателями), условия присутствующие в договорах (сроки поставки, авансирование или кредитование) и организовано автозаполнение форм договоров. Причем правами было разграничено какие разделы какому пользователю доступны для редактирования.

Для формирования цифровых подписей было установлено программное обеспечение и ИТ служба обучена выпуску и перевыпуску цифровых подписей сотрудникам заказчика.

Благодаря проделанной работе специалистами Soft+:

• была сформирована единая информационная система по учету документов;
• упорядочен состав документов, документы приведены к единому стандарту разработки и оформления;
• оптимизирован процесс согласования внушительного объема договорной документации;
• сроки согласования видов документов зафиксированы документально и прошиты в процесс контроля выполнения в 1С:Документооборот КОРП;
• исключена возможность потери документов, так как они ведутся в цифровом формате;
• настроены отчеты для контроля по исполнительской дисциплине ответственных за согласование документов.