Исправление ошибок после перехода учета и расчета заработной платы из "1С:Бухгалтерии предприятия 3.0" в "1С:Зарплата и управление персоналом 3.1"
Многие организации в начале своей деятельности предпочитают вести кадровый учет совместно с бухгалтерским в единой информационной базе конфигурации «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0». Однако, в процессе деятельности наступает момент, когда функциональности данного программного продукта становиться недостаточно, либо численность сотрудников возрастает от 60 человек, либо требуется увеличение функционала и тогда перед организацией возникает задача переноса данных из текущей конфигурации «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0» (1С: БП) в новую конфигурацию «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» (1С: ЗУП).
Сравнительная таблица возможностей этих конфигураций:
|
|
1С: БП |
1С: ЗУП |
|
Сложные формулы индексации заработка |
– |
✓ |
|
Многообразие премирования |
– |
✓ |
|
Коэффициенты для районов и северные надбавки |
✓ |
– |
|
Сверхурочная работа |
– |
✓ |
|
Расчёт ежегодного отпуска |
Упрощённый (расчёт производится вручную) |
✓ |
|
Командировки |
Упрощённый (расчёт производится вручную) |
✓ |
|
Пособие по уходу за ребёнком до 1,5 лет |
Упрощённый (расчёт производится вручную) |
✓ |
|
Начисление отпускных обязательств |
✓ |
✓ |
|
Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении |
Упрощённый (расчёт производится вручную) |
✓ |
|
Учёт удержаний по исполнительному листу |
Основные варианты (процент, сумма или доля заработка) |
✓ |
|
Учёт удержаний по займам |
Упрощённый (расчёт производится вручную) |
✓ |
|
Налог на доходы иностранных граждан, работающих по патенту |
– |
✓ |
|
Выплата заработной платы без банковских операций |
✓ |
✓ |
|
Компенсация за задержку зарплаты |
Упрощённый (расчёт компенсации и страховых взносов с неё производится вручную) |
✓ |
|
Расчёт налогов и взносов с заработной платы |
✓ |
✓ |
|
Формирование отчётности о начислениях, удержаниях и выплатах |
✓ |
более широкий набор отчётов, с возможностью настройки пользователем |
|
Формирование отчётности по заработной плате в соответствии с законодательством |
✓ |
✓ |
|
Отчётность по НДФЛ для подразделений |
с численностью до 60 чел. |
✓ |
|
Учет служебных поездок и расходов на топливо |
✓ |
– |
|
Учет заработной платы в бухучете |
✓ |
– |
В данной статье мы подробно разберем возможные ошибки после переноса данных из 1С: Бухгалтерия предприятия 3.0 в 1С: Зарплата и управление персоналом 3.1 и методы их исправления.
В процессе перехода из 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 будут выгружены следующие данные:
Кадровые документы:
- Прием на работу;
- Кадровый перевод;
- Увольнение;
Расчетные документы:
- Отпуск;
- Отпуск без сохранения оплаты;
- Больничный лист;
- Начисление зарплаты и взносов;
Документы выплат:
- Ведомость в банк;
- Ведомость в кассу;
- Исполнительные листы
- Данные о налоговых вычетах
- Справочники «Начисления» и «Удержания».
После переноса данных нужно:
1. Произвести настройки кадрового учета и расчета зарплаты.
2. Создать учетную политику со спецификой данной организации.
3. Загрузить необходимые классификаторы для работы.
4. Создать и настроить виды начислений и удержаний, которые нужно использовать в новой программе.
5. Настроить выплаты по зарплатному проекту.
6. Создать и настроить сменные графики с учетом особенностей для каждого подразделения и работника.
7. Провести работы по проверке справочных данных сотрудника, перенесенных данных по кадровому и расчетному блоку программы.
8. Сделать корректировку начальной штатной расстановки, настройку штатного расписания, должностей.
9. Настроить графики отпусков, проверить остатки отпусков на дату переноса.
10. Проверить и скорректировать сумму по резерву отпусков.
11. Настроить программу для ведения воинского учета.
12. Проверить и скорректировать сумму начальной задолженности по зарплате на дату переноса.
13. Проверить и скорректировать сведения о начисленной и выплаченной заработной плате за определенный период, если перенос проводился не начало текущего года.
14. Проверить и скорректировать сведения об исчисленном и удержанном НДФЛ по обособленным подразделениям.
15. Проверить и скорректировать перенесенные данные по договорам ГПХ.
16. Отразить зарплату в бухгалтерском учете (учет по затратам).
17. Проверить и скорректировать сведения об исчисленных взносах.
18. Сформировать отчётность по налогам и взносам для контрольной проверки перенесённых данных.
19. Настроить кадровые и зарплатные отчеты от имени пользователя.
Однако, в процессе переноса данных могут возникнуть некоторые ошибки в части учета НДФЛ, которые мы рассмотрим в этой статье. Поэтому, не стоит делать переход незадолго до сдачи отчетности, потому что вам может понадобиться какое-то время на корректировку перенесенных данных. Соответственно, чем ближе к началу года вы сделаете переход, тем меньше корректировок потребуется.
После завершения технического переноса данных, необходимо проверить список и настройки перенесенных начислений, а также правильность отражения НДФЛ. Ниже будут разобраны наиболее часто встречающиеся проблемы, возникающие после переноса данных, а также способы исправления ошибок.
Необходимо проверить виды начислений. Если в конфигурации 1С: Бухгалтерия предприятия 3.0 вы пользовались только стандартным начислением «Оплата по окладу», то никаких проблем при переносе возникнуть не должно. Если же Вашим сотрудникам, помимо оклада также начислялась премия, то необходимо проверить настройки данного начисления в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1.
К примеру «Премия ежемесячная». В 1С: Бухгалтерия предприятия 3.0 стандартное начисление «Премия» имеет код дохода 2002 и категорию дохода «Прочие доходы от трудовой деятельности (основная налоговая база)».
Настройки начислений в «1С: ЗУП» более расширены, поэтому, после переноса, начисление «Премия» необходимо подкорректировать.
Первое, на что необходимо обратить внимание, это флаг «Начисление больше не используется», который проставляется по умолчанию после переноса данных.
В конфигурации «1С: Бухгалтерия предприятия 3.0» нет возможности добавить в список начислений сотрудника премию, поэтому данные начисление проставляется вручную при каждом начислении зарплаты. В «1С: Зарплата и управление персоналом 3.1» такая возможность есть, поэтому после перехода рекомендуется назначить начисление премии кадровыми документами, либо документами изменения начислений сотрудников. При этом, предпочтение стоит отдавать типовым начислениям, которые есть в «1С: Зарплата и управление персоналом 3.1», а не тем, которые были перенесены из бухгалтерии.
Также стоит обратить внимание на корректность отражения НДФЛ с премии, выплаченной в текущем году.
В поле «Назначение начисления» выбрано «Прочие начисления и выплаты», что не совсем корректно. Также, на закладке «Налоги, взносы, бухучет» в поле «Категория доходов» автоматически устанавливается «Прочие доходы от трудовой деятельности». Датой удержания НДФЛ с начислений, имеющих данную категорию дохода, является день выплаты, а не день начисления.
Соответственно НДФЛ будет считаться удержанным на момент выплаты, а не на момент начисления.
Во-первых, убираем флажок «Начисление больше не используется». Далее, в «Назначение начисления» выбираем вариант - «Премия»:
Также на вкладке «Налоги, взносы, бухучет» в настройках НДФЛ код дохода будет установлен автоматически код 2000 и категория дохода «Оплата труда (основная налоговая база)» :
Далее следует открыть документ «Начисление зарплаты и взносов, перевыбрать начисление и на вкладе НДФЛ нажать кнопку «Пересчитать НДФЛ». Весь НДФЛ будет отнесен к виду дохода «Оплата труда».
При переносе начислений квартальной и годовой премии также возникают ошибки при определении назначения начисления и категории дохода.
Квартальная и годовая премия, в отличии от ежемесячной, по разъяснениям ИФНС должна иметь вид дохода «Прочие доходы от трудовой деятельности» и учитываться не по месяцу начисления, а по месяцу выплаты.
Данные параметры необходимо проверить в начислениях после переноса и при необходимости, исправить и перепровести документы «Начисление зарплаты и взносов» и «Ведомость на выплату».
Для проверки правильного отражения расчетов НДФЛ в зарплатной программе обращаемся к отчету «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику».:
Видим, что некорректно отразилась сумма начисленной премии по документу основания, соответственно производим исправления, путем перерасчёта НДФЛ в документе «Начисления зарплаты и взносов» или «Перерасчет НДФЛ».
При правильных расчетах в отчете «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику» отрицательных сумм быть не должно:
Также в целях проверки правильности расчетов, рекомендуется в «1С: Зарплата и управление персоналом 3.1» и «1С: Бухгалтерия предприятия 3.0» начислить заработную плату за месяц работы, создать все документы начисления за месяц по нескольким сотрудникам и сравнить получившиеся суммы к выплате.
Если вы не нашли в этой статье ответ на свой вопрос, подписывайтесь на наш телеграмм чат «911 для бухгалтеров» и опубликуйте свой вопрос в нем. Наши специалисты проконсультируют вас по типовым вопросам, если потребуется более серьезный разбор, согласуем индивидуальную консультацию.