ЭДО в интерфейсе 1С: Бухгалтерия, редакция 3.0

«Прогресс ради прогресса нам поощрять не следует!» (С)

Сегодня речь пойдет о том, что собой представляет Электронный Документооборот (далее ЭДО) в программе 1С: Бухгалтерия, редакция 3.0, где его найти после подключения, и почему стоит начать использовать этот сервис.

Все сегодня становится электронным – почта, книги, подписи. Пришло время переводить и документооборот в электронный формат, это не только современно, но и удобно.

С помощью ЭДО Вы экономите деньги на отправку документов почтой или курьером, сокращаете время на обработку входящих документов, снижаете вероятность ошибок при вводе. Входящие счета-фактуры и акты сразу попадают в вашу учетную систему, остается только проверить заполнение и провести полученный документ. Время получения документов сокращается в разы, при этом, если документ «потерялся» в пути, то есть конкретные организации – операторы связи, к которым можно направить официальную претензию.

Вы будете всегда в курсе, получили ли ваши контрагенты отправленные документы или нет, ведь у электронного документа есть соответствующий статус.

Электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, имеют юридическую силу и могут быть представлены в контролирующие органы по электронным каналам связи.

Итак, вы уже подключили ЭДО для своей организации в ПП 1С: Бухгалтерия, редакция 3.0.

Теперь практически во всех разделах и меню у Вас появились дополнительные функции, связанные с отправкой и получением электронных документов.

рис. 1

На рис.1 показаны пункты меню «Администрирование», относящиеся к ЭДО. В пункте «Обмен электронными документами» находятся различные настройки.рис.2

рис. 2

Непосредственно в момент подключения сервиса Вам понадобятся пункты «Подключиться к сервису 1С-ЭДО», «Подключиться к сервису 1С-Такском», которые отличаются только оператором связи для обмена, Вы можете подключиться сразу к обоим операторам, ведь ваши контрагенты могут использовать как одного, так и другого. Также понадобится пункт «Профили настроек ЭДО», где в зависимости от количества выбранных операторов нужно будет создать один или два профиля настроек обмена для вашей организации. Обычно с подключением сервиса помогают специалисты обслуживающей организации, так как сервис входит в состав Информационно-технологического сопровождения.

В пункте «Настройки ЭДО» нужно будет создать отдельную настройку для обмена с каждым контрагентом, который готов к ЭДО с Вами. Тут же из соответствующей настройки можно отправить контрагенту приглашение к обмену.

Вернемся к рис.1, там выделен пункт «Архив ЭДО», здесь будут храниться всевозможные входящие и исходящие электронные документы, когда-либо полученные или отправленные Вами.

На рис.3 показано, как выглядит Архив.

рис. 3

У каждого документа есть статус состояния на текущий момент.

Идем дальше, в разделах «Покупки» и «Продажи» после подключения сервиса в блоке «Сервис» появится пункт «Текущие дела ЭДО», с помощью которого как раз и можно выполнить обмен электронными документами, отправить приглашения контрагентам или получить и принять приглашения от них, а также рассмотреть и утвердить полученные документы. Рис.4

рис. 4

Данная обработка позволяет просмотреть все незавершенные дела по работе с электронными документами и прямо здесь же их выполнить.

Работа с электронными документами разделена по разным группа и зависит от характера незавершенного события: формирование, обработка (для исходящих и входящих), контроль (ожидаются действия со стороны других участников).

На отдельных группах выводятся списки пакетов (исходящих и входящих), которые ожидают каких-либо действий со стороны пользователя.

Данная обработка представляет собой специальное рабочее место для работы с электронными документами, для которых на данный момент не завершен электронный документооборот. Слева расположено группы возможных действий, которые выполняются с электронными документами, справа - список электронных документов, для которых требуется совершить то или иное действие. Также для списка электронных документов в форме расположены быстрые отборы.

На форме расположена команда «Отправить и получить», при выполнении которой происходит отправка всех подготовленных электронных документов, а также получение новых.

В меню «Все действия» размещена команда «Закрыть принудительно», при выполнении которой выбранные элементы из списка приобретают состояние «Закрыт принудительно». Например, такое действие позволяет пользователю отказаться от обмена (если он его еще не инициировал, т.е. «Состояние ЭД» = «Не сформирован») в случае передачи первичных документов на бумажном документе.

Назначение групп в перечне доступных действий:

«Сформировать» - перечень документов информационной базы, для которых необходимо сформировать электронные документы. Для выделенных в списке элементов доступны команды «Сформировать, подписать и отправить» и «Сформировать новый электронный документ»;

«Обработать» - электронные документы, для которых требуются действия с нашей стороны, например, утвердить или подписать. Для выделенных в списке элементов доступна команда «Утвердить, подписать и отправить»;

«Утвердить» - электронные документы, которые необходимо утвердить. Для выделенных в списке элементов доступна команда «Утвердить»;

«Подписать» - электронные документы, которые необходимо подписать. Для выделенных в списке элементов доступна команда «Подписать и отправить»;

«Уточнить» - электронные документы, требующие корректировки, которые отклонил получатель;

«Исправить» - отправленные электронные документы, требующие исправления, или исходящие, которые по какой-либо причине не удалось отправить;

«Отправить» - пакеты электронных документов, подготовленных к отправке. Для выделенных в списке элементов доступны команды «Отправить» и «Отменить»;

«Распаковать» - нераспакованные пакеты электронных документов. Для выделенных в списке элементов доступны команды «Распаковать» и «Отменить»;

«На контроле» - отправленные электронные документы, для которых ожидаются действия со стороны других участников обмена, например, получателя или оператора ЭДО;

«Разобрать» - пакеты электронных документов, которые были получены, но были нераспознаны программой по неизвестной причине. Для выделенных в списке элементов доступна команда «Отменить».

Кроме этого в списках документов и в самих документах, по которым может выполняться обмен, появится подменю «ЭДО». Рис.5

рис. 5

В этом подменю будут доступны команды (рис.6):

рис. 6

рис. 7

На рис. 6 показано, как выглядит ЭД. Обратите внимание, в верхнем левом углу обязательно будет присутствовать идентификатор электронного документа и сведения об электронной подписи.

Кроме того, есть возможность отправить произвольный электронный документ из соответствующего пункта меню в разделах «Продажи» и «Покупки». Он подразумевает под собой отправку сканированного, текстового, табличного или другого документа в неустановленной форме, с подписанием его электронной подписью.

Хочу также обратить внимание пользователей на количество бесплатных пакетов. При уровне информационно-технологического сопровождения ПРОФ Вы можете отправить бесплатно 100 пакетов документов в месяц. Все входящие документы бесплатны, а один пакет включает в себя один счет-фактуру и два любых других документа. Каждый следующий пакет (после ста) будет стоить 10 рублей, а счет будет выставлен Вам обслуживающей организацией по истечению месяца.

Более подробную информацию о подключении и работе с сервисом Вы можете узнать, позвонив нам по телефону, а также на информационном ресурсе 1С: ИТС .

Александра Люфт. Специалист Линии Консультации.