Использование доверенности в 1С: Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0 при отправке отчетности из программы.

В организации может возникнуть ситуация, когда отчеты в контролирующие органы подписываются не руководителем (директором), а уполномоченным представителем, так называемым доверенным лицом, например, главным бухгалтером. В данной заметке рассмотрю такой случай и расскажу, как правильно заполнить и использовать доверенность.

Например, доверенность на сдачу отчетов есть у главного бухгалтера организации. В этом случае необходимо заранее определить, от чьего лица будет сдаваться отчетность, и оформлять квалифицированную электронную подпись (КЭП) именно на это лицо. В примере КЭП оформлено именно на главного бухгалтера, у которого есть соответствующая доверенность.

При сдаче отчетов в налоговую инспекцию в электронном виде будьте готовы к тому, что налоговая запросит файл доверенности прикрепить к отчету, и без этого файла отчет принят не будет.

Для начала в программе необходимо заполнить сведения о представителе в карточке организации в пункте «Налоговая инспекция» - «Отчетность подписывает». Переключаем флажок со значения «Руководитель» на значение «Представитель», и нажимаем гиперссылку «Заполнить». Рис.1.

рис. 1

В открывшемся окне с названием «Представитель» указываем физическое лицо (в случае с главным бухгалтером) и выбираем нужного сотрудника организации из списка. Указываем номер, дату и вид документа в соответствующем поле. Рис.2.

рис. 2

Для электронного документооборота с налоговым органом этого недостаточно. В последнем поле «Доверенность ЭДО» нужно указать соответствующую доверенность. Для этого нажимаем на кнопку и в выпадающем меню нажимаем «Создать». Далее заполняются сведения о доверенности. Обратите внимание, обязательно должна стоять галочка «является сотрудником организации», если это так; обязательно должно быть заполнено ФИО и адрес физлица. Адрес должен быть обязательно заполнен по новому актуальному КЛАДРу, иначе при отправке отчета будут возникать ошибки, и он не отправится. Обязательно заполняются паспортные данные в соответствующих полях.

Далее заполняем сведения о полномочиях по нажатию кнопки «Добавить». Выбираем необходимые пункты или устанавливаем «Полномочия не ограничены» и нажимаем «Подтвердить изменения». Рис.3

Так же заполняем вкладку «Доверитель» в соответствии с имеющейся доверенностью.

рис. 3

Все, что ввели записываем и закрываем во всех открытых окнах программы. Теперь в налоговых отчетах на титульном листе появятся данные о представителе, а при отправке в электронном виде, отправится не только файл отчета, но и файл доверенности. Рис.4.

рис. 4

Чтобы проверить, какие файлы отправлены в налоговую вместе с отчетом, необходимо открыть цикл обмена отчета и нажать на самый первый этап. Если Вы все сделали верно, то в открывшемся окне кроме файла отчета будет строчка с файлом доверенности.

Александра Люфт. Специалист Линии Консультации.